6 декабря 2001 года компания "АйТи" провела однодневную научно-практическую конференцию на тему "Технологии управления знаниями и электронный документооборот".

Собственно науку представлял ВНИИДАД (ВНИИ документоведения и архивного дела), от которого выступил с докладом сам директор М. В. Ларин. ВНИИДАД разработал концепцию автоматизированных систем управления документацией (АСУД), на основе которой можно классифицировать, оценивать и сертифицировать соответствующее ПО; институт уже сертифицировал по своей методике несколько систем. Остальными участниками были практики -- разработчики, пользователи, специалисты по внедрению.

Управление знаниями -- достаточно новая область, и организаторы конференции видели свою главную задачу в том, чтобы познакомить участников с основными возможностями соответствующих технологий, а также развеять необоснованные опасения, связанные с их применением: люди нередко думают, что с появлением на предприятии автоматизированной системы, делающей их знания "общественным достоянием", они утратят свою ценность в качестве незаменимых специалистов. (Поясним, что на самом деле должно произойти ровно обратное: после того, как система построит и сделает доступным "профиль экспертизы" работника, к нему смогут обращаться сотрудники, ранее не знавшие о наличии у него нужной им информации, так что востребованность его знаний возрастет.)

Системы документооборота уже широко используются во многих фирмах и организациях, поэтому их обсуждение носило более конкретный характер. В докладах, подготовленных сотрудниками самой "АйТи", речь шла о стратегии реализации документооборота и о его влиянии на эффективность работы предприятий. О своем опыте внедрения и использования таких систем рассказали представители МВД и Управления МНС России по Москве. Главная выгода от перехода на электронный документооборот заключается в высвобождении рабочего времени сотрудников, поэтому в Управлении МНС по Москве, где остро ощущалась нехватка кадров, преимущества этой технологии проявились особенно ярко. Партнеры "АйТи" -- компании-гиганты IBM и Xerox -- представили доклады о своих разработках, связанных с документооборотом и управлением знаниями.

Завершилась конференция круглым столом на тему "Электронный документооборот: тенденции, прогнозы, опасения". Фактически главной проблемой, обсуждавшейся на нем, стали психологические трудности перехода с обычного документооборота на электронный, в особенности у руководства: как убедить начальника отказаться от привычных бумаг и взяться за компьютер? Судя по выступлениям пришедших на конференцию специалистов, которые внедряют в своих фирмах электронный документооборот, этот вопрос сейчас очень остро стоит во многих организациях, причем создается впечатление, что сторонники современных технологий скоро добьются своего.

Дмитрий Романов, директор Департамента документационного обеспечения "АйТи", так прокомментировал положение и перспективы систем документооборота и управления знаниями: "В настоящее время на рынке информационных технологий происходит реструктуризация. Те первичные задачи, которые ставились перед предприятиями несколько лет тоу назад, сейчас в основном решены. Сектор рынка, связанный с продажей сетевого оборудования, "железа", уже насыщен. Очень многие организации построили локальные сети, у них достаточно коммуникационного оборудования и серверов. Понятно, что если локальная сеть в организации уже есть, вторую, как правило, следом за ней сразу же не строят -- ее могут модернизировать, но через некоторое время. Зато все более и более актуальным становится вопрос о том, какие информационные системы должны работать на этом оборудовании.

Сейчас фактически любое предприятие и любая организация в каком-то виде учетную систему имеет -- бухгалтерский учет, складской учет, логистика и т. д. Активно развиваются и даже внедряются ERP-системы, хотя и не в таком полном объеме, как хотелось бы. Но наиболее интенсивное развитие происходит в области средств обработки первичной информации -- программ финансового учета и документооборота, -- а также систем поддержки коллективной работы, позволяющих не только учитывать определенные факты и события, но и обеспечивать совместную работу людей.

Усиливается спрос на аналитические системы. Средства анализа информации, несомненно, будут развиваться, причем это относится как к числовой информации -- здесь открывается широкое поле применения для OLAP-технологий, -- так и к информации преимущественно неструктурированной, для работы с которой предназначены системы управления знаниями. Но следующий год вряд ли станет переломным для внедрения таких систем, скорее будет происходить их постепенный рост.

Поскольку рынок насыщен, практически не осталось заказчиков, у которых нужно было бы начинать автоматизацию с чистого листа: у всех уже что-то есть и какая-то часть пути пройдена. Сами заказчики становятся все более и более "продвинутыми" и образованными; многие из них хорошо разбираются во всех аспектах информационных технологий и прекрасно ориентируются в том, о чем спрашивать, знают, какие именно локальные сети, финансово-учетные системы, системы учета кадров и т. д. им нужны.

По отношению к электронному документообороту заказчиков можно, вообще говоря, разделить на две группы. Для первой -- этот подход характерен для госструктур -- документооборот сводится к регистрационным функциям, ведению делопроизводства, учету потока бумажных документов. Для второй -- и таких заказчиков становится все больше -- он важен как инструмент повышения эффективности управления организацией в целом, как новая среда взаимодействия людей. Эти заказчики уже задают вопросы, связанные с изменением корпоративной культуры, с новым отношением людей к работе, с изменением стиля поведения, каких-то сложившихся деловых процедур, их оптимизацией и совершенствованием. Иначе говоря, наблюдается переход от чисто регистрационных, учетных функций документооборота к его социальным и психологическим аспектам, которые ориентированы на человека, на сотрудника организации".

Итак, лозунг "Не человек для бумажки, а бумажка для человека" к электронным документам применим даже в еще большей степени, чем к бумажным. И в заключение хочется отметить одну замечательную организационную особенность конференции: специалисты по электронной документации, отлично зная, в каких случаях бумажный документ все-таки необходим, раздали всем участникам отпечатанные презентации, по которым можно было следить за докладами, делая пометки на полях.