Сетевой журнал: галерея ИТ-проектов




решения:
  "АйТи" : в одной команде с закачиком
  ComputerAge : быстро получить эффект
 

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Что такое современный документооборот? На чисто бытовом уровне многие считают, что документооборот - то же самое, что и канцелярия. Есть и другой, противоположный полюс мнений: документооборот - это нечто глобальное, охватывающее все информационные потоки организации. При таком подходе к системам электронного документооборота можно отнести и ERP-системы, и менее мощные бухгалтерские учетные системы, и, вообще все программные продукты, в которых встречается слово "документ". Документооборот можно разделять на управленческий, связанный с управлением людьми, организацией, бизнес-процессами, и технологический, где документ - уже носитель не управленческого воздействия, а определенной порции информации в технологическом процессе.

Есть и другой способ классификации, основанный на понятии документа. Согласно определению, документ - информация, зафиксированная на материальном носителе, с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Системы автоматизации документооборота можно разделить по этому признаку - для какой работы с документами они предназначены, ориентированы ли они главным образом для работы с атрибутами документа, работают с содержанием документа или позволяют делать и то и другое.

Первые системы такого класса - так называемые АСКИДы, автоматизированные системы контроля исполнения документов - создавались еще в 80-х годах. Стоит учесть, что российское делопроизводство по принципам работы с управленческими документами существенно отличается от западного. Такие системы, как Documentum или Lotus Domino.Doc, ориентированы на другую технологию обработки документов, другую корпоративную культуру, другой менталитет.

Можно возразить, что если мы хотим интегрироваться в мировую культуру, то выбора нет и рано или поздно все сведется к западным технологиям. Это справедливо для бухгалтерских систем, но по сравнению с бухгалтерским учетом документооборот и делопроизводство обладают рядом особенностей. Бухгалтерский учет государство регламентирует очень жестко. Министерство по налогам и сборам, Таможенный комитет, Пенсионный фонд - масса организаций ежемесячно, а то и еженедельно выпускают новые инструкции и новые формы. В области делопроизводства и документооборота ситуация обратная. Здесь нормативных документов практически нет, инструкции выходят раз в 6-7 лет и практически все отдается на откуп самим предприятиям. Для разработчиков в этом есть как позитивные, так и негативные моменты. Позитивные заключаются в том, что разработчики меньше завязаны на последующее сопровождение и дальнейшее обновление отчетных форм. Однако поскольку системы ориентированы только на логику заказчика, это приводит к усложнению системы, которая обязана поддерживать огромное разнообразие возможностей. Может быть, стоит все-таки прислушаться к мнению аналитиков из Gartner Group, которые считают, что "внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации имеющихся процессов. Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей неэффективности работы организаций".

Западные системы, ориентированные на работу с содержанием документа, трудно внедряются на российский рынок, часто они вступают в противоречие с тем самым управленческим документооборотом, к которому привыкли российские государственные организации, крупные и средние промышленные предприятия. Поэтому фактически сейчас на рынке довольно неплохое положение занимают системы, которые относятся к промежуточному слою, позволяя работать как с атрибутами, так и с содержанием документа. Как правило, эти системы реализованы на базе западных систем, таких, как Lotus Notes, но ориентированы на российскую специфику. Среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать систему "БОСС-Референт" ("АйТи").

В этом номере мы предлагаем вниманию читателей два подхода к решению задачи управления информационными ресурсами распределенного предприятия, один - компанией "АйТи", другой - Computer Age.

Проблемы заказчика
Задача гипотетической компании-заказчика, поставленная нами перед системным интегратором, заключается в том, что в связи с возросшей сложностью управления предприятием ему необходимо решение для масштабного управления информацией и документами, создаваемыми на предприятии, и всем содержанием внутренней информационной сети.

Бизнес предприятия связан с производством большого количества документов, причем не столько с материальными, сколько с интеллектуальными ресурсами, и зависит от эффективности управления ими. Поэтому предприятию требуется интегрированная корпоративная система управления документами, знаниями и бизнес-процессами, система управления процессами сбора, создания, обработки и распространения информации, которая поддерживает деловую активность предприятия.

Заказчик рассчитывает, что в результате выполнения проекта повысится эффективность управления предприятием, сократится количество бумажных документов, будут решены проблемы контроля выполнения заданий и прозрачности деятельности всего предприятия, появится возможность автоматизации мониторинга ключевых бизнес-процессов в реальном времени, удастся избежать дублирования процессов, сократится время передачи результатов от одной функциональной задачи к другой, а также время на архив информации и ее использование.

В представлении заказчика для решения всех этих задач ему потребуются системы технологического документооборота, управления бизнес-процессами (Workflow), проектами и проектными данными, средства совместной работы.

При внедрении систем такого класса успешность проекта определяется далеко не только используемыми технологиями. Крайне важен весь комплекс взаимодействия системного интегратора и заказчика. Вот почему, рассказывая, как системный интегратор решает задачи установки систем управления информацией и документооборота на предприятии, мы постарались сделать особый акцент на том, что представляет собой услуга по системной интеграции для подобных задач; в чем заключается участие в проекте самого заказчика; какая методологии обследования предприятия используется; какие методики системный интегратор предлагает для оценки практического результата?

сетевой форум
архив
подписка на журнал
о сетевом