Сетевой журнал: галерея ИТ-проектов

  ПРОЕКТ

Проект внедрения ERP-системы и проект построения инфраструктуры для ERP


"Галактика": мы идём от документа
Корпорация "Галактика" – старожил отечественного рынка управленческого ПО. Она была создана в 1987 году и в начале своего существования, еще до того, как получила нынешнее название и стала выпускать систему "Галактика" (ориентированную в первую очередь на решение задач бухгалтерского учета и логистики), специализировалась на автоматизации управления производством. Хотя в определенный момент это направление было временно оставлено, о нем не забывали, и на последней выставке "СофТул" – как раз когда готовился этот материал – "Галактика" представила коммерческую версию своей новой системы "Галактика-Производство". Именно на ее основе специалисты корпорации предложили решить нашу задачу о построении ERP-системы для производственной компании.

Положение дел, описанное в задаче, когда на предприятии имеется фрагментарная автоматизация на базе разрозненных приложений, достаточно типично для отечественных компаний. В ряде фирм, обращавшихся в "Галактику", исходная картина перед внедрением системы выглядела очень похоже. Пожелания, подобные высказанным в задаче, также встречаются часто, и система "Галактика" вполне готова к тому, чтобы их выполнить. Параметры предприятия позволяют ее использовать: 40 тыс. документов в год, 1000 наименований видов сырья и товаров, 1000 работников, 100 рабочих мест ERP-системы – это не так много. "Галактика" успешно внедрялась на предприятиях с числом работающих более 10 тыс. и с числом пользователей системы более 200. В действительности разработчики еще ни разу не столкнулись с техническими ограничениями на число одновременно работающих пользователей; система функционирует на платформах Oracle и MS SQL, где таких ограничений нет.

Учет без планирования?
Итак, руководство условной фирмы считает, что на первое место в последовательности внедрения ERP следует поставить управление производством, а планирование, управление сбытом и снабжением, финансами, кадрами, расчетом зарплаты можно автоматизировать позже. Такая ситуация вполне реальна: собственно, только сам заказчик в состоянии определить, какой участок наиболее остро нуждается в автоматизации, и нередко это именно производство. Поскольку "Галактика", как и многие другие ERP-системы, имеет модульную структуру, начать автоматизацию можно с любого участка, в том числе, конечно, и с производства.

Управление производством, в свою очередь, дробится на составные части, для которых также необходимо определить последовательность внедрения. Логически более правильным специалистам "Галактики" представляется подход, при котором работа начнется с формирования каталога материальных ценностей и ввода нормативной базы (спецификаций состава продукции, технологических маршрутов изготовления), и уже на этой основе система будет наращиваться дальше. Если названные информационные массивы на предприятии имеются и, например, используются каким-то из имеющихся приложений, их, вероятно, несложно будет конвертировать в формат "Галактики" – в большинстве случаев заказчики так и поступают.

Однако в данном случае этот подход, по-видимому, малоприемлем: в задаче предлагается реализовать планирование во вторую очередь, а значит, заказчик хотел бы начать сразу с внедрения функций производственного учета. Такого рода пожелания хорошо знакомы специалистам "Галактики" – ведь проблема учета на многих предприятиях является самой острой. Кроме того, иногда у заказчиков нет нормативной базы и другой необходимой информации в электронном виде или она есть, но с данными давно не работали, и они безнадежно устарели. В этом случае требуется большой объем ручного ввода, и не всегда есть возможность выполнить его быстро.

Вообще слабая организация производства и недостаточное качество управления на отечественных предприятиях часто не позволяют проводить автоматизацию в наиболее естественном и логичном порядке. Это вызывает многочисленные трудности при внедрении западных ERP-систем, которые требуют четкого следования логической цепочке бизнес-процесса; в частности, было бы сложно выполнить рассматриваемое нами пожелание внедрить учет, не внедрив предварительно планирования. В "Галактике" же это возможно, поскольку, хотя она разработана в соответствии с требованиями стандарта MRP II, и планирование, и учет в ней реализованы на основе привычных отечественному пользователю первичных документов.

Исходными документами для планирования являются заказы клиентов, спецификации продуктов, маршрутные карты изготовления, календарно-плановые нормативы, а также результаты производственного учета. Учет основан на накладных, производственных рапортах подразделений, складских ордерах, актах оказания услуг, актах списания и т.д. Таким образом, здесь используется иная техника учета, чем в западных ERP-системах, иногда менее логичная, но проще реализуемая; результат же получается в обоих случаях, в общем, один и тот же.

Нет проблем!
Покажем теперь, как с помощью "Галактики" можно было бы решить описанные в условии проблемы предприятия. Первейшей задачей проекта названо обеспечение оперативности получения управленческой информации, ее достоверности и пригодности к анализу. "Галактика" обеспечит все это просто в силу того, что является интегрированной системой управления. Если заказчик регулярно и своевременно вводит в систему всю первичную документацию, на которой строится дальнейший учет, информация поступает без задержек и оперативность анализа соответствует оперативности ввода документов.

Запрошенную в условии оперативную отчетность позволит реализовать модуль учета в производстве, который обрабатывает суточные производственные рапорты. В "Галактике" есть и функция импорта производственных отчетов, приходящих, например, из филиалов или с удаленных складов. Эту возможность можно будет использовать для работы с отчетностью московского офиса – посылать отчеты в формате Excel, а после получения импортировать в систему и интегрировать в общую базу данных.

Несовпадения в учете и потери информации о том, кто кому сколько должен, происходят вследствие фрагментарной автоматизации управления. В интегрированной системе, такой, как "Галактика", где объединены все виды учета, это абсолютно исключено. "Галактика" содержит модули дебиторов и кредиторов, которые позволят отслеживать каждую задолженность на основе регистрации первичных документов, так что информация не будет теряться; эти модули присутствуют в системе уже давно.

Финансовый контур системы обеспечит руководство условной фирмы требуемой бухгалтерской информацией и информацией для оперативного планирования и учета денежных потоков. В модуле бюджетного планирования, который внедрен на многих предприятиях, можно составлять финансовые бюджеты на год, два, три и вообще любое количество лет вперед. В дальнейшем эти бюджеты задают лимиты на расходование финансовых средств.

Что касается создания единых карточек и справочников товарно-материальных ценностей, то модуль складского учета в интегрированной системе всегда работает с единым каталогом. На каждую материальную ценность, как только она вводится в справочник номенклатуры, сразу автоматически возникает карточка – разумеется, единая для всех модулей системы.

Контроль затрат и калькуляция себестоимости осуществляются модулем, который называется "Контроллинг". Он даст возможность с нужной оперативностью – хоть раз в неделю, хоть каждый день – контролировать затраты на любой стадии производственного процесса и в любом цехе. Источником информации для него являются данные производственного учета – либо накладные на перемещение, либо ежесуточные производственные рапорты каждого цеха; на их основе можно строить оперативный учет затрат и сравнивать фактические затраты с запланированными. Тот же модуль "Контроллинг" обеспечивает расчет полной себестоимости, наряду с другими вариантами расчета – например, по переменным затратам.

Оптимизация необходимых для производства запасов сырья и материалов может быть достигнута, если строить план закупок сырья в соответствии с планом производства, т.е. на основе плана снабжения цехов. Рассчитать потребность в запасах на складах так, чтобы не происходило затоваривания и не образовывался дефицит, позволит модуль "Материально-техническое обеспечение". Конечно, реальные запасы будут соответствовать расчетным только при условии соблюдения контрагентами дисциплины поставок, но у нас по крайней мере есть возможность определить, что нам нужно, когда и в каком количестве.

В задаче требуется также усовершенствовать работу с клиентами и улучшить качество их обслуживания, а кроме того, сократить затраты на управленческую деятельность. Собственно, именно для этого и внедряются ERP-системы. В "Галактике" работа с клиентами и оперативный учет взаимодействия с ними сосредоточены в модуле "Управление сбытом". В нем можно оценивать дисциплину оплат по каждому клиенту, своевременно выявлять пунктуальных клиентов и "злостных неплательщиков", делать выводы о привлекательности тех или иных заказов. Затраты на управленческую деятельность снижаются благодаря тому, что интегрированная система делает ненужными дублирующие друг друга подразделения и дублирование функций.
рисунок "Механизм планирования в системе "Галактика"
рисунок "Модуль "Контроллинг"

Стандартность и гибкость
В задаче не только оговариваются возможности, которые должна обеспечить ERP-система, но и накладывается ряд условий на то, как именно они должны быть реализованы. Одно такое условие – внедрение функций учета раньше функций планирования – мы рассмотрели выше. Поговорим об остальных.

Решение должно быть максимально стандартным, чтобы минимизировать трудности в случае расширения компании или присоединения к ней новых фирм. Трудности будут минимальны, поскольку "Галактика" – тиражно-заказное решение. Она периодически обновляется, выходят новые версии, постоянно ведется поддержка законодательства; имеется целый отдел, который занимается отслеживанием законодательства и внесением изменений в систему.

Необходимо сохранить сложившуюся традицию российского бухгалтерского учета. Она сохранится просто в силу того, что "Галактика" изначально ориентирована на российский учет. Кстати, система поддерживает законодательство не только России, но и Белоруссии, Украины, Казахстана, Узбекистана и Молдавии, так что у предприятий, имеющих филиалы в этих странах, не возникает проблем с поддержкой бухгалтерского учета в корпоративной системе управления.

Нужна проверка ошибок при вводе данных в систему. В "Галактике" автоматически контролируется тип вводимых данных, например, букву вместо цифры ввести не удастся. Кроме того, система отслеживает все связи, поэтому невозможно, скажем, отпустить со склада несуществующий или отсутствующий товар, отпустить имеющийся товар в количестве, превышающем наличный запас или установленный лимит, и т.д.

Сотрудники предприятия не хотели бы отказываться от некоторых удачных, как им представляется, логистических и интерфейсных находок старых разработок. Чтобы их сохранить, потребуется модификация некоторых функций системы "Галактика" под специфические требования. Такая возможность предусмотрена: все программные ресурсы (в том числе и интерфейсы) в системе именованные, и допустимо подменить любой из них собственной программой с тем же именем. Программа должна быть написана на специализированном языке "Галактики", и ее можно как разработать самостоятельно, так и заказать непосредственно в корпорации "Галактика" или у одного из ее партнеров, которых сегодня насчитывается более 200.

Поскольку предприятие использовало управленческое ПО собственной разработки, руководство привыкло к возможности оперативно модифицировать программы в соответствии с текущими нуждами предприятия и хотело бы ее сохранить. Оно, несомненно, может это сделать – ИТ-отделу предприятия, разрабатывавшему программы на Paradox и FoxPro, вероятно, будет под силу освоить средства разработки "Галактики" и писать для нее нужные модули. Кроме того, у корпорации "Галактика", как мы уже упоминали, есть много партнеров, выполняющих заказные доработки системы.

Желательна интеграция системы с приложениями MS Office. В отношении Excel это пожелание выполнено: значительная часть документов системы выгружается именно в Excel-формат. Что касается Outlook, то прямая выгрузка документа в почтовую программу не предусмотрена, но обмен документами как объектами в системе есть; он реализуется с помощью модуля, который так и называется "Обмен бизнес-документами".

И последнее – готовность к выходу в интернет. Здесь складывается парадоксальная ситуация: многие заявляют, что это им нужно, но дальше разговоров никто не идет. Еще два года назад разработчики "Галактики" создали модуль под названием "Интернет-магазин", позволяющий вводить заказы через интернет и далее корректно обрабатывать их в системе. Но хотя электронная торговля была и остается модной темой, а у многих клиентов "Галактики" ее освоение даже стоит в планах, к реализации этих планов ни один из них всерьез до сих пор не приступал. То же происходит и с задачей создания интернет-портала для обмена информацией непосредственно с системой "Галактика". Возможность удаленного доступа к системе через интернет существует и в ближайшее время будет существенно развита, но практически ею пока никто не пользуется. Отсутствие внедрений объясняется в основном низкой пропускной способностью каналов связи и боязнью раскрытия коммерческой информации. Гипотетический заказчик из задачи вряд ли отличается в этом отношении от фирм, существующих в действительности, – тем более что он отнес соответствующий план в неопределенное будущее. Если же предприятие все-таки соберется торговать через интернет или предоставлять доступ к серверу удаленным пользователям, то сможет это сделать с помощью "Галактики".

сетевой форум
поиск
подписка на журнал
о сетевом