Техническая сторона вопроса

В качестве решения "АйТи" предложила систему электронного документооборота (СЭД) на базе пакета "БОСС-Референт", работающего в среде Lotus Domino/Notes, которая более чем в состоянии решить перечисленные нами задачи. СЭД будет масштабируемой -- чтобы в дальнейшем перейти к распределенной корпоративной информационной системе всей организации, потребуется просто нарастить число серверов, рабочих мест и функциональных модулей. Интеграция с RS-Balance вполне осуществима, поскольку в Notes/Domino обеспечивается взаимодействие с реляционными СУБД. А с помощью имеющихся в арсенале "АйТи" продуктов "БОСС-Кадровик", "БОСС-Компания", "АйТи-Ритм" (электронная торговля) возможно и наращивание СЭД до полноценной системы поддержки всех бизнес-процессов компании.

Первая очередь проекта предусматривает создание СЭД центрального аппарата, к которой будут подключены 50 рабочих мест: для такого их числа достаточно одного сервера, который естественно разместить в центральном офисе. Рабочие места с СЭД создаются в каждом отделе, причем в отделе по работе с крупными корпоративными клиентами, дирекции и секретариате, а также у начальников отделов продаж соответствующее ПО устанавливается на все машины (распределение рабочих мест показано в табл. 1).

Таблица 1. Распределение рабочих мест с СЭД по отделам Торговой фирмы

Отдел	Общее число рабочих мест	Число рабочих мест с СЭД
Дирекция и секретариат	10	10
Бухгалтерия	8	2
Отдел кадров	3	3
Отдел по работе с крупными корпоративными клиентами	10	10
Начальники отделов продаж по различным категориям товаров	6	6
АХО и транспортный отдел	10	4
Всего по центральному офису	47	35
Отдел продаж	10	3
Сервис-центр	15	6
Всего по торговой точке №1	25	9
Отдел продаж (торговая точка №2)	8	3
Склад №1	6	2
Склад №2	4	1

Для сервера Domino желательно приобрести отдельный компьютер приблизительно такой же конфигурации, как у служащего сейчас сервером RS-Balance (Pentium III 500, 512 RAM, 18GB HDD). В принципе можно использовать и ту машину, на которой работает сервер RS-Balance, но лишь при условии, что RS-Balance не слишком сильно ее загружает, а на диске достаточно свободного места; кроме того, придется отказаться от Domino R5 и довольствоваться версией 4, поскольку версия 5 не поддерживается на платформе Novell NetWare. Другой вариант -- установить версию Domino для Linux на сервер с Linux: он самый слабый из трех, но все же имеет требуемые технические характеристики. Однако цена сервера, составляющая около $1,5 тыс., невелика по сравнению с общей стоимостью проекта, так что лучше не экономить на мелочах, расплачиваясь неудобствами. Кроме того, желательно модернизировать рабочие станции с Pеntium 100--150: иначе, хотя формально их конфигурация и удовлетворяет минимальным требованиям к Notes и "БОСС-Референту", фактически работать за ними будет тяжело; впрочем, это должно быть сделано независимо от проекта СЭД. При дальнейшем развитии проекта потребуется также нарастить число серверов, причем и здесь желательно купить новые машины.

В модернизации каналов связи необходимости нет. Склад № 2, не имеющий выделенной линии, вполне сможет работать с сервером по телефонному каналу в имеющемся в Notes режиме удаленного доступа. Суть метода заключается в том, что на рабочей станции создаются локальные копии (реплики) нужных баз данных, а соединение с сервером устанавливается только тогда, когда необходимо передать или принять новую информацию либо почту. Встроенный механизм репликации Notes следит за идентичностью всех реплик каждой базы, а для связи между удаленными станциями и сервером могут использоваться каналы интернета. Репликация является селективной, т. е. передаются только изменившиеся записи. Число таких записей для склада, по оценке, составляет не более нескольких сот в день, поэтому с модемом на 56 Кбит/с обмен информацией с сервером будет происходить практически незаметно для наблюдателя.

Потребуется закупить одну лицензию на Lotus Domino Server 5.X и по 50 лицензий на Lotus Notes 5.05 и "БОСС-Референт"; по желанию заказчика могут быть приобретены также лицензии на другие программные продукты, полезные, но не категорически необходимые: Lotus Notes Designer, генератор отчетов Report'sMan для Lotus Notes, Tool Kit.

Два варианта внедрения

Теперь мы переходим к собственно интеграторским услугам, объем которых весьма различен в зависимости от условий конкретного предприятия. Иногда внедрение СЭД может сводиться просто к поставке лицензий на Domino/Notes и "БОСС-Референт", да еще обучению специалистов заказчика, однако этот вариант -- так называемый проект "А" -- рассчитан на очень небольшие (до 30 рабочих мест) предприятия. При увеличении числа сотрудников сложность связей между ними, а значит, и сложность настройки системы возрастает и становится необходим анализ бизнес-процессов, о котором мы упомянули в начале.

Проект "Б" предусматривает экспресс-обследование предприятия, а также установку и настройку СЭД силами специалистов "АйТи", однако в стандартном варианте, без адаптации к сложившимся на предприятии традициям документооборота. Он рекомендован для предприятий не более чем со ста рабочими местами. В нашей Торговой фирме их всего 90, так что формальное условие соблюдено, но, учитывая перспективы роста, лучше обратиться к проекту "В" -- внедрению "под ключ" с подробным обследованием документооборота и делопроизводства заказчика, составлением отчета, содержащего полное описание всех бизнес-процессов на предприятии, и технического задания на СЭД. Работы по внедрению системы проводятся в соответствии с требованиями ГОСТ и принятой в "АйТи" методологией внедрения AVM (Lotus), причем заложенная в "БОСС-Референт" базовая модель документооборота модифицируется с учетом особенностей заказчика.

Но анализ бизнес-процессов с составлением матриц ответственности -- это еще не все. Ключевым во всяком внедрении является психологический фактор: человек всегда ощущает дискомфорт от нововведений и инстинктивно оказывает им внутреннее сопротивление, поэтому необходимо выработать для внедрения грамотную коммуникативную стратегию. В самом начале работы, при формировании команды, которая займется внедрением системы, нужно определить, кто, кому, что и в каком порядке будет сообщать. Очень важно, чтобы проект был поддержан авторитетом кого-либо из влиятельных и уважаемых сотрудниками членов руководства фирмы.

Внедрение начинается с организационных мероприятий, по окончании которых специалисты "АйТи" приступают к первому этапу реализации проекта -- обследованию информационной системы заказчика. В случае проекта "Б" это экспресс-обследование: день отводится на аудит технико-аппаратных средств, неделя -- на опрос сотрудников, работающих с документами, еще три -- на обработку собранного материала и подготовку формы для настройки "БОСС-Референта", после чего можно переходить ко второму этапу -- установке и настройке ПО. Проект "В" предполагает аналитическое обследование: результатом обработки материалов становится отчет; он согласовывается, дорабатывается, затем на основе этого отчета пишется техническое задание и уже на его базе готовится форма для настройки. Вся процедура занимает около пяти месяцев; установка ПО и заполнение справочных баз "БОСС-Референта" могут осуществляться параллельно с ней, но настройка -- только по окончании. За настройкой следует неделя обучения пользователей (пять однодневных занятий в группах по 10 человек). В проекте "Б" второй этап на этом содержательно заканчивается, а "В" предусматривает еще месяц опытной эксплуатации.

Помимо рядовых пользователей, которым преподаются основы работы с Lotus Notes и "БОСС-Референтом", подготавливаются и более квалифицированные специалисты. В самом начале работ, параллельно с обследованием информационной системы два сотрудника "Галереи" (системные администраторы) проходят на территории "АйТи" пятидневные курсы администрирования Lotus Notes, а также внедрения и администрирования "БОСС-Референта". Впоследствии они принимают участие в установке и настройке соответствующих программных продуктов. Проект "В" предполагает, кроме того, более углубленное двухдневное обучение группы из трех инструкторов, которые смогут консультировать других пользователей в процессе опытной, а затем промышленной эксплуатации СЭД. Инструкторы, хорошо знающие систему, помогут коллегам преодолеть как практические, так и неизбежно возникающие психологические трудности освоения.

Поскольку известно, что в конечном итоге СЭД должна охватить все рабочие места, специалисты "АйТи" запланировали и третий этап, на котором система будет распространена на оставшиеся компьютеры Торговой фирмы, однако сроки и сметы для него определять пока рано.

Как видим, проект "В" рассчитан на существенно более длительный срок, чем проект "Б". Стоимость его тоже значительно выше. В случае нашей Торговой фирмы реализация первых двух этапов проекта "В", по предварительной оценке, займет почти втрое больше времени и обойдется приблизительно в 1,7 раза дороже. Для проекта "Б" потребуется 55 дней и $35265, а для "В" - 152 дня и $59465. Расчет стоимости проекта "Б" представлен в таблице 2. Календарные планы по первым двум этапам для каждого из вариантов внедрения показаны на схемах 1 и 2."

Гарантии и сопровождение

При внедрении по проекту "А" "АйТи" гарантирует только отсутствие ошибок в системе "БОСС-Референт", по проекту "Б" - соответствие настройки стандартному заданию и ее корректность, а когда СЭД внедряется по проекту "В", "АйТи" отвечает за принятие системы в промышленную эксплуатацию.

Гарантийный срок для системы составляет 1 год со дня ее сдачи в опытную эксплуатацию. В течение этого времени "АйТи" бесплатно сопровождает систему, устраняет (если таковые обнаружатся) ошибки в разработанных ею программах и несоответствия с техническим заданием, консультирует пользователей по телефону (факсу, электронной почте), а если необходимо, присылает специалистов. Кроме того, у заказчиков устанавливается специальная БД "Сопровождение", где они фиксируют обнаруженные ошибки, свои предложения и замечания. Эта БД реплицируется с московским офисом "АйТи", информация становится доступна службе внедрения и сопровождения, а также разработчикам системы. Их ответы фиксируются в той же БД и через механизм репликации становятся доступны заказчикам.

В команду ведения проекта включаются выделенные специалисты, отвечающие за сопровождение системы. Время реакции на запрос (решения проблемы) в зависимости от сложности составляет от одного часа до двух недель.

По истечении гарантийного срока можно заключить отдельный договор на сопровождение, причем его стоимость не будет превышать 15% в год от стоимости проекта.