Сетевой журнал: галерея ИТ-проектов

Автозаправок много - хозяин один
Российский рынок розничных продаж нефтепродуктов достиг состояния, при котором успешность бизнеса в значительной степени связана с его качественными изменениями: автозаправочные станции переоборудуются в автозаправочные торгово-сервисные комплексы (АЗК), на которых используется современное специальное автоматизированное оборудование, а продажа топлива перестает быть основным источником прибыли; явно наблюдается тенденция к объединению таких комплексов во все более укрупняющиеся сети АЗК при активном вытеснении мелких собственников; жесткая конкуренция заставляет владельцев снижать издержки, искать новые источники прибыли и оптимизировать управление бизнесом. Информационные технологии предлагают руководителям компаний, занимающихся продажей топлива, эффективный инструмент решения насущных задач в виде специализированных систем управления сетями АЗК.


Что нужно владельцу АЗК
Управлять сетью автозаправочных комплексов совсем не просто. Тому причин немало, но многие из них решаются за счет использования наиболее современных информационных технологий. Например, самой больной проблемой для владельцев сетей АЗК стали старые как мир банальные злоупотребления персонала и хищения товара покупателями (кстати, это общая проблема для всей розничной торговли). Казалось бы, способы борьбы здесь должны быть такими же древними, как сама проблема. Но радикально избавиться от этой напасти помогают только наиболее передовые средства, а именно – внедрение системы автоматизации управления сетью АЗК. В этой статье обсуждается одна из таких систем – разработанный компанией СИБИНТЕК программный комплекс "СИБИНТЕК-АЗС". Разумеется, его назначение – всесторонняя оптимизация бизнес-процессов в сети АЗК, в том числе решение застарелой проблемы хищений. Для этого комплекс с одной стороны минимизирует участие персонала в бизнес-процессах продажи и закупки товаров, а с другой – реализует плотный непосредственный и косвенный контроль за персоналом и покупателями. Самый действенный способ контроля работы персонала – получение отчетов, формируемых системой "СИБИНТЕК-АЗС" как на АЗК, так и на верхнем уровне управления (в региональном офисе компании) На самом деле любое существенное для бизнеса действие персонала на АЗК регистрируется системой. На основе этих данных можно построить практически любой отчет. Зачастую хищение топлива происходит при помощи технологических проливов. Отчетность, которую система автоматически формирует, опираясь на показания оборудования АЗК, помогает выявлять такие случаи элементарным сравнением литража, отпускаемого через кассу, и объема горючего, отпущенного через топливно-раздаточную колонку (ТРК ) фактически.

Еще один способ злоупотреблений – так называемые "левые бензовозы". Крупные компании продают высококачественное топливо, закупочная цена на которое выше среднерыночной. Мелкие же фирмы не столь щепетильно относятся к собственной репутации и продают и более дешевое топливо. Чтобы избежать попыток менеджеров АЗК продавать под вывеской и по цене брэнда некачественное "левое" топливо, система "СИБИНТЕК-АЗС" использует показания уровнемеров, постоянно измеряющих уровень топлива в резервуарах: по зарегистрированным системой данным всегда можно проконтролировать расчетные (книжные) остатки и сравнить их с фактическими, а также определить плотность поступившего топлива.

Непосредственный контроль за всем, что происходит на АЗК, помогает вести интегрированная с "СИБИНТЕК-АЗС" система видеонаблюдения. Сама система "СИБИНТЕК-АЗС" надежно защищена от попыток взлома как изнутри компании, так и вне ее. Доступ регламентируется процедурами разграничения прав доступа, и обойти их очень сложно.

К проблемам управления АЗК можно также отнести бесконтрольную ассортиментную политику. Менеджер станции, предоставленный сам себе, часто заинтересован брать товар у того поставщика, который платит ему в карман "комиссионные", а не у того, кто может дать действительную выгоду. Если на руководящем уровне не контролируется товарный ассортимент АЗК, то рано или поздно на станции будут продаваться только определенные группы товаров (поставляемые "своими" поставщиками), а совсем не те, которые приносят предприятию наибольшую прибыль. Поэтому помимо поддержки прямых отношений менеджера станции с поставщиками система предоставляет возможность снабжения сети АЗК централизованно через региональный офис либо с регионального склада. В этом случае менеджер станции при помощи электронного документа уведомляет региональный офис об отсутствии тех или иных товаров. Через региональный офис заявка отправляется либо на склад, либо непосредственно к поставщику. Последний может доставить товар на региональный склад или напрямую на станцию. Во втором случае менеджер регионального склада передает менеджеру станции электронный документ с перечнем отправляемого на станцию товара – это исключает завоз поставщиком "левого", не заказанного товара, а также помогает отслеживать ассортимент, пользующийся наибольшим спросом.

Чтобы совсем упростить задачу снабжения, в "СИБИНТЕК-АЗС" существует функция графиков поставок. Как и в любом магазине, персонал АЗК знает, какой товар по каким дням недели завозят на станцию. Если известно, кто, когда и что поставляет, то в системе можно задать такие условия, исходя из которых она сама в определенный день подсчитает количество и ассортимент товара для заказа и сформирует его с учетом того, какой товар имелся раньше и каковы темпы его продаж. Для расчета можно задать исходные условия за любой период продаж.

Собравшись решить свои насущные проблемы за счет внедрения системы автоматизации, владелец сети АЗК сталкивается с новым препятствием – интеграцией этой системы с теми, которые уже находятся в эксплуатации, в первую очередь, с бухгалтерскими и торговыми системами. Компанией СИБИНТЕК для этого разработан протокол стыковки программы "СИБИНТЕК-АЗС" с третьими информационными системами заказчика. Например, данные "СИБИНТЕК-АЗС" выгружаются в бухгалтерскую систему, причем переносятся не только итоговые данные, но и вся необходимая первичная информация.

От Москвы до самых до окраин
Система "СИБИНТЕК-АЗС" подразделяется на три уровня. На первом уровне с ее помощью автоматизируются автозаправочные станции и автозаправочные комплексы. Второй уровень обеспечивает автоматизацию регионального офиса компании, который управляет всеми АЗС и АЗК. Третий уровень отвечает за центральный офис, который осуществляет мониторинг региональных офисов. Таким образом, система способна удовлетворить потребности как крупной компании, владеющей разветвленной сетью АЗК, так и компании, которой может принадлежать буквальной одна заправочная станция.

Центральный офис компании заказчика выстраивает бизнес на всем пространстве ее деятельности. Региональные офисы организуют бизнес в закрепленных за ними регионах на основании общих принципов, формируемых центром. В рамках общей ценовой политики компании региональные офисы решают вопросы местных скидок, региональных цен, специальных цен на городских, сельских и трассовых станциях. В полномочия региональных офисов входит и ассортиментная политика. Региональные менеджеры по товарам, спуская оформленные в виде электронных документов приказы и получая снизу отчеты, управляют продажами на станциях. Если менеджеру регионального офиса нужно узнать подробности о состоянии дел на какой-либо АЗК в какое-то время (с точностью до часа), нет необходимости связываться с менеджером этой АЗК: достаточно открыть на своем рабочем месте отчет по нужной АЗК за нужное время.

Практически вся ответственность за выполнение планов лежит на региональных офисах. Обязанности менеджеров станции максимально ограничены: принять от поставщиков заказанный региональным офисом товар, поменять вовремя ценники…

"СИБИНТЕК-АЗС" существует уже три года. На сегодняшний день система установлена более чем на 200 АЗС и АЗК, а к концу года должно быть автоматизировано еще 120 станций. В воронежском регионе реализована полноценная система автоматизации сети АЗС, используя которую менеджеры из регионального офиса управляют всеми станциями. Пока это единственная сеть с региональным офисом. К концу года планируется к запуску еще пять региональных офисов, аналогичных воронежскому.

Система дает пользователям широкие возможности на любом уровне. Руководство компании из центрального офиса может видеть подробную информацию на любой станции: цены на продукцию, установленные на собственных АЗК, цены конкурентов, выполнение планов продаж, динамику изменения цен и продаж. Функции пользователей нижних уровней не ограничиваются пассивным формированием отчетов, они каждый на своем уровне управляют ценами, документооборотом станций, занимаются логистикой.

В качестве СУБД система "СИБИНТЕК-АЗС" использует продукты Oracle: для АЗК это Oracle 8.1.6 Personal, для регионального офиса – Oracle 8.1.7 (поскольку количество пользователей там, как правило, варьируется от пяти до пятнадцати).

В региональный офис стекается вся "первичка" региональной сети АЗК – вплоть до каждого чека и каждого действия пользователей. Эти данные размещаются на сервере базы данных, который получает их со станций, а в ответ передает им информацию из регионального офиса. На втором из устанавливаемых в региональном офисе серверов собираются только консолидированные данные – итоги дневной работы каждой станции в объеме не более сотни параметров за день. Именно эта агрегированная информация передается на сервер центрального офиса. Руководство компании и специалисты центрального и региональных офисов могут визуализировать эту информацию с помощью специального программного инструмента "АЗС-ИНФО", который отображает ее в виде карты; для регионального офиса это карта региона, для центрального офиса – карта России. На карту выводится расположение станций, находящихся в собственности компании, и станции конкурентов, графики выполнения планов продаж, другая необходимая информация. Выделив определенную часть карты, можно получить сведения о состоянии дел в том или ином месте. Можно вывести данные о положении на городских, трассовых или сельских станциях. Аналитики и маркетологи могут воспользоваться созданной на базе OLAP-системой анализа данных и поддержки принятия управленческих решений.

Гибко, надежно, оперативно
Главным заказчиком системы "СИБИНТЕК-АЗС" на сегодняшний день является НК ЮКОС, однако это нисколько не мешает появлению среди ее заказчиков и других компаний. Автоматизаторам автозаправочных комплексов приходится иметь в виду, что даже у одного предприятия нефтепродуктообеспечения в сети АЗК встречаются самые разные станции и что для заказчика важно получать информацию от них в одном формате и агрегировать эту информацию, независимо от расположения станций и установленного на них оборудования. Гибкость системы "СИБИНТЕК-АЗС" как раз и позволяет это делать.

Система "СИБИНТЕК-АЗС" дает своим пользователям возможность дифференцировать инвестиции в автоматизацию бизнеса. Как уже было отмечено, обычно у одного и того же заказчика есть как небольшие АЗС, торгующие исключительно топливом, так и комплексы, где помимо горюче-смазочных материалов продается широкий ассортимент товаров народного потребления (ТНП) и оказывается весь спектр сопутствующих услуг. По комплекту оборудования и программных средств "СИБИНТЕК-АЗС" допускает установку как на АЗК с большой реализацией нефтепродуктов и ТНП, так и на небольшие станции, где нет даже телефонной связи.

Сегодня в хозяйстве российских предприятий, занимающихся продажей топлива, настоящий "парк" различных типов ТРК, уровнемеров, контрольно-кассовых аппаратов и другого специального оборудования. Большая часть этого "железа" приобретена давно и имеет устаревшую электронную начинку. Менять оборудование заказчики настроены только в самых крайних случаях. Поэтому "СИБИНТЕК-АЗС" "научилась" работать с широким спектром периферийного оборудования АЗК и поддерживать большое число соответствующих протоколов. Системе, например, хорошо знакомы четыре самых распространенных в России типа уровнемеров, а также большая часть популярных ТРК. При необходимости команда разработчиков из СИБИНТЕКа готова за две-четыре недели обеспечить поддержку любого нового протокола. Таким образом, какое бы ни было оборудование в эксплуатации у заказчика, оно обязательно получит поддержку со стороны "СИБИНТЕК-АЗС".

Если с новыми заправочными колонками проблем не возникает – все они "общаются" по международному стандартному протоколу IFSF (International Forecourt Standards Forum), – то старое оборудование может работать и по импульсным каналам, и под управлением ТРК "НАРА", и т.д., и т.п. Для таких ТРК специалисты СИБИНТЕКа разработали собственный контроллер, который обеспечивает эксплуатацию устаревшего оборудования.

У клиентов компании СИБИНТЕК есть еще одно существенное преимущество: разветвленная региональная сеть компании позволяет организовать сервисное сопровождение системы на таком уровне, с которым трудно конкурировать другим интеграторам. Даже находящийся далеко за Уралом заказчик всегда может опереться на услуги филиалов СИБИНТЕКа и получить оперативную квалифицированную поддержку. Для него это и экономия времени, и снижение затрат на обслуживание, поскольку региональные услуги обходятся намного дешевле, чем вызов специалистов из Москвы.

Сервисное обслуживание построено с таким расчетом, чтобы заказчик мог выбрать необходимые ему услуги, исходя из потребностей и размеров собственного кошелька. Самый оперативный режим обслуживания – 2х4х24 (два часа на прибытие специалиста и четыре часа на решение проблемы при круглосуточном режиме оказания услуг) Конечно, пока уровень обслуживания зависит от развития инфраструктуры региона: среди точек обслуживания есть и такие, куда быстро можно добраться только вертолетом. Часть проблем, связанных с поддержкой работоспособности системы у заказчика, может быть решена и удаленным способом – при хорошем канале связи трудностей с дистанционным обслуживанием не возникает; первые тесты этого режима уже проведены.

Система поддерживает не только бизнес-процессы автозаправочного комплекса, но и дает возможность агрегировать информацию на региональном уровне, анализировать ее и передавать в обработанном виде с нужной детализацией в центральный офис (если таковой имеется у заказчика). Агрегирование информации можно вести в режиме on-line, но "камнем преткновения" здесь является состояние каналов и реализованные на местах технологии связи. Поэтому СИБИНТЕК занимается и инфраструктурными проектами по улучшению качества связи. В рамках этих проектов идет тестирование системы в режиме реального времени. Однако уже сегодня система "СИБИНТЕК-АЗС" обеспечивает обновление собираемой по всей сети станций информации для центрального офиса не более чем за 12 часов, а после модернизации инфраструктуры – в течение одного часа.

Упреждая потребности бизнеса
Система постоянно совершенствуется. Новые версии, если позволяет качество связи, могут устанавливаться у заказчика в удаленном режиме. Если это невозможно, то на станцию выезжает специалист и, не останавливая системы, проводит апгрейд.

В ближайшее время в системе будут значительно расширены возможности отчетности. Требования заказчиков растут по мере накопления опыта работы с системой, и если вчера им было достаточно только планов собственных продаж, то сегодня они хотят соотносить их с ценами конкурентов и учитывать изменяющуюся конкурентную обстановку в регионах. Планируется также ввести более сложные аналитические функции. Систему предполагается "научить" автоматически отслеживать минимальные запасы товаров на каждой станции и напоминать менеджерам о необходимости их своевременного пополнения.

Современная заправочная станция превращается в комплекс обслуживания с продажей топлива, автомойкой, магазином, кафе. Постоянно растет процент реализации товаров и услуг относительно общей выручки, что, безусловно, заставляет руководство компаний – владельцев АЗС обращать внимание не только на нефтепродукты, но и на ТНП и оказываемые на станции сопутствующие услуги,. Автомобилисту удобно по дороге купить продукты, газеты или кассеты, перекусить, помыть машину... В этом комплексе уже появляется производство, которое система автоматизации тоже должна будет обслуживать. Таковы ближайшие планы развития комплекса "СИБИНТЕК-АЗС": система должна упреждать требования динамично развивающегося бизнеса. r

Материал подготовил Валерий Васильев

сетевой форум
поиск
подписка на журнал
о сетевом